كيف تنجز أكثر في وقت أقل”

كيف تنجز أكثر في وقت أقل
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]
 
نعيش في عالم تتسارع فيه الأحداث ويطوي الزمن . ونكاد لا نشعر بوقتنا كيف يمر وفيما نقضيه . كلنا في أمس الحاجة إلى أن ننظم أفكارنا وأوقاتنا ونحاول الاستفادة من كل دقيقة في حياتنا ، إذا كنا ننشد حياة افضل وعملاً مميزاً يقود إلى نجاح مؤكد .
 
 تناول المؤلف روبرت بودش في كتابه ( كيف تنجز أكثر في وقت أقل ) أكثر من مائة وسيلة تساعدك على رفع معدل الإنتاج والتغلب على عادة التأجيل وأدخل تلك الوسائل تحت أبواب متعددة
 
هذا الكتاب الرائع البسيط المسلسل يضع أيدينا على مفاتيح هامة نحتاجها بشدة لنستطيع من خلالها تحقيق أقصى إنجاز ممكن بأقل مجهود في زمن قياسي .
 
 لقد كان هذا الكتاب نقطة تحول في أسلوب تفكيري وعملي . وكما استفدت منه ، أرجو أن تعم فائدته علي الجميع .
 

وخلاصة ما استفدت ما يلي :
 
الباب الأول: ( التفكير ) :
 
1- لا يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه . لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية .
2- صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه .
3- تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية ، فلا تفكر فى محاولاتك الفاشلة السابقة .
4- تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج . هيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان لإنجاز المهام .
 
الباب الثاني : ( التخطيط ) :
 
1- جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط .
2-  درج قائمتك تبعاً للأهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية : أ ـ عاجل وهام.…ب ـ هام وليس عاجل.…ج ـ لا هام ولا عاجل.
4- حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح
3- خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية و قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة و أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً .
4- احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة و لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام .
5- حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار .
6- توقف وفكر فيما تهدف إليه  . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟
7- فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً فى الصباح .
8- قسم الأهداف إلى مهام أساسية ، تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به .
9- توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك  .
10 – أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة فى الوقت . القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً.
 
الباب الثالث : ( التنظيم ) :
 
1- هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .
2- ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود و تفادى تكديس الورق فوق مكتبك .
3- قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقاً .
 
الباب الرابع : ( ابدأ فوراً ) :
 
1- ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أى تراكم للعمل .
2- ابدأ فوراً . اتخذ شعار " قم بعملك الآن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى .
3- كن دقيقاً . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ 97% .
4- استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء .
5- ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالإنجاز الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الأكثر تعقيداً .
6- لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد . أبدأ فى العمل فوراً وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم .
 
الباب الخامس : ( أبدع أفكارا منتجة ) :
 
1- حول وقتك لأفعال منتجة . حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر إنتاجية ، استجمع كل قوتك ، ثم قم بالعمل .
2- استخدم الكمبيوتر بكفاءة و تجنب كتابة الملاحظات التحضيرية باليد والتى تحتاج لتسجيلها على الكمبيوتر فيما بعد .
3- نوع من حجم المهام لتتفادى الإجهاد . بدلاً من تناول مشروعين فى أربعة ساعات ، قم بواحد تلو الأخر .
4- تحد نفسك لإنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك ثم كافئ نفسك لزيادة معدل الإنتاج .5- حسن من أدائك أكثر من المعتاد قليلاً وباستمرار وعندها ستكون فى قمة الـ 5% من العاملين الأكثر إنجازاً .
6- حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية . فالعادة هى شئ تقوم به تلقائياً .
7- غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلى عادات مفيدة . قرر أن تستثمر وقتك بفاعلية أكثر .
 
الباب السادس : (وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة ) :
 
1- ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات الغير ضرورية ، أفصح للجميع عن التزاماتك لتتمسك بها
2- تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية .
3- استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت.
4-  ضع مواعيد نهائية يومية . سواء قبلتها أم لا ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج .
5- قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة .
6- جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت .
7- أدر الاجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم به . أغلق الباب لتبدأ الاجتماع . لا تحرج ممن يأتى متأخراً .
8- تحدى نفسك . حاول دائماً أن تتفوق على نفسك .
9- ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها . وبتحويلها للعبة .
10- لتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من الأمور ، لعبة ذكاء .
11- أسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت.
12- اتخذ القرارات بسرعة وحزم و ليست كل القرارات تتخذ بسرعة ، لكن العديد من القرارات اليومية تكون كذلك .
13- حافظ على صحتك العقلية والبدنية . لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز .
14- تعلم القراءة السريعة فمضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لك المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
15- أنشئ نظام تنبيه لتذكيرك مسبقاً بالمهام القادمة والمناسبات والتواريخ الخاصة .
16- لاحظ متى يجب أن تغير اتجاهك . إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك لا تسفر عن شئ بينما أنت مستمر فى العمل ، توقف وأبدأ التغيير.
17- انتبه للأشياء الصغيرة التى تضيع الوقت . توفير دقيقتين كل يوم يصنع اختلافاً كبيراً على مدار العمر.
18- قيم المهمة التى تتهرب منها . ما الذى يمنعك للبدء بها؟ و طريقة التغلب على ذلك هو أن تقسمها إلى مهام صغيرة .
19- انتبه للأعذار التى تتخذها لإرجاء بعض المهام ، من أجل مهام أخرى .
20 – تخيل أن المهمة قد اكتملت بنجاح . عزز مشاعر البهجة بالنجاح والإنجاز. واحتفظ بهذه التجارب الحسية فى عقلك واسترجعها من وقت لآخر . استرجع هذه الأحاسيس وسيعمل العقل على تنفيذها واقعياً .

موضوع مفيد يعطيك العافيه

سلمت يداك علي الطرح

مفيد